Uygunluk belgesi, kısaca CoC, sevk ettiğiniz parçaların siparişte ve resimde istenen şartlara uygun üretildiğini yazılı olarak beyan ettiğiniz belgedir. İrsaliyeyle birlikte gider ve imzalayan kişi adına bir taahhüt taşır. Bu yüzden içeriği kadar hazırlanma sırası da önemlidir.
Ne zaman istenir
Uygunluk belgesini isteyen müşteridir ve isteği genellikle sipariş üzerinde yazar. Satın alma siparişinin alt kısmındaki şartlarda, kalite şartnamesinde ya da tedarikçi el kitabında "her sevkiyatla birlikte uygunluk belgesi" gibi bir madde görürsünüz. Siparişi kabul ettiğinizde bu maddeyi de kabul etmiş olursunuz.
Bazı müşteriler her sevkiyatta ister, bazıları yalnız belirli parçalarda. Bazıları kendi formunu gönderir. Siparişi iş emrine dönüştürürken bu şartı not edin; sevkiyat günü fark edilen bir CoC şartı, hazırlanmamış kayıtlar yüzünden kamyonu bekletir.
Belgede neler yazar
Form müşteriden müşteriye değişir, ama içerik büyük ölçüde aynıdır:
- Tedarikçi bilgisi: firma adı ve adresi.
- Müşteri bilgisi ve sipariş numarası; varsa sipariş kalem numarası.
- Parça numarası, parça adı ve resim revizyonu.
- Sevk edilen miktar.
- Lot, parti ya da seri numaraları.
- Malzeme bilgisi ve malzeme sertifikasının numarası.
- Özel proses bilgileri: ısıl işlem, kaplama gibi işlemlerin belge numaraları.
- Varsa müşteri tarafından onaylanmış sapma ya da izin numarası.
- Uygunluk beyanı cümlesi.
- İmza yetkilisinin adı, unvanı, imzası ve tarih.
- İlgili irsaliye numarası.
Uygunluk beyanı genellikle tek cümledir: sevk edilen parçaların sipariş, resim ve ilgili şartnamelere uygun olarak üretildiği ve muayene edildiği, kayıtların saklandığı yazılır. Müşterinin formunda bu cümle hazır gelir; değiştirmeyin.
Sapma ve izinler
Bir ölçü toleransın dışında kaldıysa ve müşteri bunu yazılı olarak kabul ettiyse, bu kabul belgesinin numarası CoC'ye yazılır. Sapmayı belirtmeden "tamamen uygundur" diye imzalanmış bir belge, sonradan ortaya çıktığında atölyenin aleyhine olur. Müşteri onayı yoksa o parçalar sevk edilmez.
Hazırlanma sırası
CoC son adımdır. Önceki adımlar tamamlanmadan hazırlanırsa içi boş bir imza olur. Pratikte sıra şöyledir:
- Son kontrol yapılır ve sonuçlar kaydedilir.
- İş emrinin bütün operasyonları kapanmış mı, özel proses belgeleri gelmiş mi, bakılır.
- Malzeme sertifikası ile kullanılan malzemenin lot numarası eşleştirilir.
- Sevk edilecek miktar sayılır; iş emrindeki sağlam adetle ve irsaliyeyle karşılaştırılır.
- Belge doldurulur, yetkili kişi kontrol edip imzalar.
- Belge irsaliyeyle birlikte paketin içine ya da üzerine konur, bir kopyası saklanır.
Kısmi sevkiyatlarda her sevkiyat için ayrı belge düzenlenir ve yalnız o sevkiyattaki miktar ile lotlar yazılır.
Sertifikalar belgeye eklenir mi
Bazı müşteriler yalnız uygunluk belgesini ister; malzeme sertifikası ve proses belgelerinin numarasının yazılması yeterlidir. Bazıları ise bu belgelerin kopyalarının da sevkiyatla gelmesini ister. Siparişteki şartı okuyun; emin değilseniz ilk sevkiyattan önce sorun. Kopyaları gönderdiğinizde, her kopyanın üzerinde ilgili lot ya da iş emri numarasının görünmesi müşterinin kabul kontrolünü kolaylaştırır.
Kendi ticari bilgilerinizin, örneğin tedarikçi fiyatlarının, bu kopyalarda görünmemesine de dikkat edin. Sertifikanın teknik kısmı yeterlidir.
Kopyalar ve saklama
İmzalanan her belgenin bir kopyası atölyede kalır. Kopya, ilgili iş emri, son kontrol kaydı ve irsaliyeyle birlikte dosyalanır. Saklama süresini çoğunlukla müşteri belirler ve bu süre uzun olabilir. Aylar sonra müşteriden bir parti hakkında soru geldiğinde, o sevkiyatın belgesini ve arkasındaki kayıtları birlikte bulabilmeniz gerekir.
Kim imzalar
İmzayı, kayıtları gördüğü ve kontrol ettiği kabul edilen bir kişi atar; çoğunlukla kalite sorumlusu. Küçük atölyelerde bu kişi işletme sahibi olabilir. Önemli olan, imza yetkisinin kimde olduğunun belli olması ve o kişinin yokluğunda kimin imzalayacağının önceden belirlenmesidir.
Sık görülen hatalar
- Resim revizyonunu eski bırakmak; önceki belgeden kopyalanan formlarda sık olur.
- Miktarı siparişten yazmak, sevk edilenden değil.
- Lot numarası yerine "çeşitli" yazmak.
- Özel proses belgesi gelmeden belgeyi imzalamak.
Bu hataların ortak noktası, belgenin kayıtlardan değil hafızadan doldurulmasıdır. Belgedeki her satırın arkasında bir kayıt olmalı ve o kayıt istendiğinde gösterilebilmelidir.
Uygunluk belgesini irsaliye ve iş emri kayıtlarıyla birlikte hazırlamak için sevkiyat yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.