Bir teklif nadiren ilk haliyle siparişe döner. Müşteri adedi değiştirir, resmin yeni revizyonunu gönderir, malzemeyi değiştirir ya da termin ister. Her değişiklikte yeni bir teklif çıkar ve birkaç hafta sonra hangi fiyatın hangi şartlara ait olduğu karışır. Bunu önlemenin yolu, revizyonları baştan bir düzene bağlamaktır.
Numaralama
Her teklifin bir ana numarası olsun ve bu numara revizyonlar boyunca değişmesin. Revizyon, numaranın sonuna eklenen bir harf ya da sayıyla gösterilir. Örneğin T-0142 ilk teklifse, sonraki halleri T-0142-B, T-0142-C diye devam eder. Biçim size kalmış; önemli olan aynı işe ait bütün tekliflerin aynı ana numarayı taşıması ve revizyonun bir bakışta okunmasıdır.
Her değişiklik için yeni bir ana numara açmak en sık yapılan hatadır. Aynı parça için T-0142, T-0157 ve T-0163 diye üç ayrı teklif olunca, bunların aynı işin aşamaları olduğunu yalnız hazırlayan kişi bilir.
Müşterinin kendi talep numarası varsa onu da teklif kaydına yazın. Müşteri size kendi numarasıyla yazdığında aradığınız teklifi bulmanız kolaylaşır.
Eski revizyonun üzerine yazmayın
Yeni revizyon, eskisinin kopyalanıp değiştirilmesiyle oluşur; eski revizyon silinmez ve değiştirilmez. Müşteri iki hafta sonra "ilk teklifinizdeki fiyat" diye yazdığında o fiyatı ve o fiyatın şartlarını gösterebilmeniz gerekir.
Eski revizyonlar arşivde kalır ama geçerliliğini yitirdiği açıkça belli olur. Yeni revizyon çıktığında bir öncekinin durumu "yerine yenisi geçti" olarak işaretlenir.
Her revizyonda ne yazılı olmalı
- Revizyon tarihi ve hazırlayan kişi.
- Değişikliğin sebebi, bir iki cümleyle: "Müşteri adedi 50'den 200'e çıkardı", "Resim B revizyonuna geçti".
- Teklifin dayandığı resim numarası ve resim revizyonu.
- Malzeme, adet kırılımları, termin.
- Geçerlilik süresi.
Resim revizyonu ile teklif revizyonu ayrı şeylerdir ve ikisi karıştırılmamalıdır. Teklifin C revizyonu, resmin A revizyonuna dayanıyor olabilir. Sipariş geldiğinde ilk bakılacak yerlerden biri budur: siparişteki resim revizyonu, teklifin dayandığı revizyonla aynı mı?
Fiyatın arkasındaki hesap da saklansın
Müşteriye giden teklif belgesinde çoğunlukla birim fiyat, adet ve termin yazar. Ama o fiyatın nasıl çıktığı, yani malzeme ölçüsü, tahmini işleme süresi, hazırlık süresi, dış proses ve nakliye kalemleri, sizin iç hesabınızdır. Her revizyonun iç hesabı da o revizyonla birlikte saklanmalıdır.
Bunun iki faydası vardır. Müşteri fiyatı sorguladığında hangi kalemin değiştiğini hemen görürsünüz. İş bittiğinde de teklifte varsaydığınız süreyle tezgahta gerçekleşen süreyi karşılaştırabilirsiniz. Revizyonlar birbirinin üzerine yazıldıysa bu karşılaştırma yapılamaz.
Geçerlilik süresi
Malzeme fiyatları ve atölye doluluğu değişir. Her teklife bir geçerlilik süresi yazın. Süresi dolmuş bir teklife sipariş gelirse, fiyatı ve termini gözden geçirip gerekiyorsa yeni bir revizyon çıkarırsınız. Süre yazılmamış bir teklif, aylar sonra gelen siparişte tartışma konusu olur.
Müşteri onayı
Teklif sürecinin sonu müşteri onayıdır ve bu onay belirli bir revizyona verilir. Müşterinin satın alma siparişinde teklif numarasının ve revizyonun yazmasını isteyin. Sipariş geldiğinde şunları karşılaştırın:
| Siparişte | Teklifte kontrol edilecek |
|---|---|
| Birim fiyat | Aynı adet kırılımındaki fiyat |
| Adet | Teklif edilen adet aralığı |
| Resim revizyonu | Teklifin dayandığı revizyon |
| Termin | Teklifte verilen süre |
| Malzeme ve özel şartlar | Teklifte yazan malzeme, kaplama, belge şartları |
Fark varsa siparişi kabul etmeden önce müşteriyle netleştirin ve sonucu yazılı alın. Kabul edilen teklif revizyonu "siparişe döndü" olarak işaretlenir; diğer revizyonlar kapanır.
Yazışmalar teklifin yanında dursun
Revizyona yol açan e-postalar, müşterinin gönderdiği yeni resimler, telefonda konuşulup sonradan yazıya dökülen notlar o teklif kaydına eklenmelidir. Bilgi bir kişinin e-posta kutusunda kalırsa, o kişi izinde olduğunda teklif kimse tarafından okunamaz hale gelir.
Siparişten iş emrine
Onaylanan revizyondaki bilgiler, yani resim revizyonu, malzeme, adet ve özel şartlar, iş emrine doğrudan aktarılmalıdır. Atölyeye yanlış revizyonun bilgisiyle giden bir iş emri, teklifteki dikkatli çalışmayı boşa çıkarır.
Teklif revizyonlarını ve müşteri onayını aynı kayıtta tutmak için teklif yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.